Klachtenreglement
Klachtenreglement van PsyTrace
Uw feedback is voor ons van groot belang en draagt bij aan de voortdurende verbetering van onze zorgverlening. Mocht u ontevreden zijn over onze dienstverlening, dan nodigen wij u uit om uw klacht kenbaar te maken. Dit reglement voorziet u van informatie over de procedure voor het indienen en afhandelen van klachten. Zorgvuldigheid, transparantie en wederzijds respect vormen daarbij onze uitgangspunten.
Artikel 1. Doel van het klachtenreglement
1.1 Het klachtenreglement heeft tot doel om de afhandeling van klachten van patiënten over de dienstverlening van PsyTrace op een zorgvuldige, transparante en rechtvaardige wijze te waarborgen.
1.2 Dit reglement is opgesteld in overeenstemming met de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) en andere relevante wet- en regelgeving.
Artikel 2. Begripsomschrijvingen
2.1 Klacht: Elke uiting van ontevredenheid van een patiënt over de dienstverlening van PsyTrace of het handelen van de eigenaar, die door de patiënt wordt ervaren als een tekortkoming.
2.2 Patiënt: Een persoon die gebruikmaakt van de diensten van PsyTrace, inclusief diens wettelijk vertegenwoordiger.
2.3 Klachtenfunctionaris: Een persoon die de patiënt ondersteunt bij het indienen en afhandelen van een klacht. In dit geval is dit de eigenaar van PsyTrace zelf, tenzij een externe partij wordt ingeschakeld.
Artikel 3. Indienen van een klacht
3.1 Een klacht kan uitsluitend per e-mail worden ingediend door de patiënt of diens vertegenwoordiger.
3.2 Klachten kunnen worden ingediend via de contactpagina.
3.3 Bij voorkeur wordt een schriftelijke klacht voorzien van:
- Naam, adres en contactgegevens van de klager.
- Een duidelijke omschrijving van de klacht.
- Eventuele relevante documenten of bewijsmateriaal.
- De datum waarop de klacht is ingediend.
Artikel 4. Behandeling van de klacht
4.1 Na ontvangst van de klacht ontvangt de klager binnen 5 werkdagen een schriftelijke bevestiging van ontvangst.
4.2 De eigenaar van PsyTrace zal de klacht zorgvuldig onderzoeken en, indien nodig, in overleg treden met de patiënt om de klacht te bespreken.
4.3 De eigenaar zal binnen 6 weken na ontvangst van de klacht een schriftelijke reactie geven. Indien deze termijn niet haalbaar is, wordt de klager tijdig schriftelijk geïnformeerd met opgave van redenen en een nieuwe termijn.
4.4 Indien de klacht betrekking heeft op een arts of instelling die niet onder PsyTrace valt, zal de patiënt worden geïnformeerd over de juiste klachtenprocedure, zoals aangegeven op de website van de Rijksoverheid.
4.5 De schriftelijke reactie bevat een conclusie en, indien van toepassing, voorstellen voor een oplossing.
Artikel 5. Beroep bij een externe instantie
5.1 Indien de klager niet tevreden is met de afhandeling van de klacht, kan hij/zij overwegen de klacht voor te leggen aan een externe instantie zoals de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) of een andere relevante instantie, afhankelijk van de aard van de klacht.
5.2 PsyTrace is niet aangesloten bij een geschilleninstantie. De klager wordt desgewenst begeleid bij het zoeken naar een passende externe partij voor het indienen van een geschil.
Artikel 6. Vertrouwelijkheid en bescherming
6.1 Alle betrokkenen bij de klachtenafhandeling zijn verplicht tot geheimhouding van informatie die hen tijdens de procedure bekend wordt.
6.2 Het indienen van een klacht mag geen nadelige gevolgen hebben voor de patiënt in zijn behandeling of de relatie met PsyTrace.
Artikel 7. Inwerkingtreding en wijzigingen
7.1 Dit klachtenreglement treedt in werking op 01-01-2025 en wordt jaarlijks geëvalueerd.
7.2 Wijzigingen in het reglement worden schriftelijk gecommuniceerd aan patiënten van PsyTrace.
Contactgegevens PsyTrace
Voor actuele contactgegevens en verdere informatie kunt u terecht op de contactpagina van PsyTrace.